什么是业务用例?示例和模板

业务案例- Toolshero

业务案例:本文解释了业务案例的概念业务案例以一种实际的方式。本文首先介绍了业务用例(BuCa)的一般定义,然后介绍了围绕业务用例开发进行决策的信息。此外,您将发现关于如何自己编写业务用例的基本指导,以及关于业务用例基本元素的详细说明。本文还包含可下载和可编辑的业务用例模板.喜欢阅读!

什么是业务用例?

每个企业都以良好的成本/效益比为目标。业务用例(BuCa)在这方面非常有用。使用这个结构良好的文档,可以产生一个良好和清晰的成本和效益分析,其中考虑是否启动一个项目。

扩展形式

在BuCa中,成本与收益是经过仔细权衡的。这个项目管理工具可以以简单和广泛的方式使用。

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在广泛的形式中,业务案例将集中于项目的起点、各种决策标准、外部因素、预期回报、附加价值和可能的风险。

此外,还将仔细考虑项目的融资问题。从业务用例接收到的信息决定是否执行项目。

最新的

在大多数情况下,业务用例不是静态文档,它是不断变化的。在项目进行过程中,必须在BuCa中更新和调整信息。通过执行评审,项目保持有效,并且可以应用最近的更改。

每个BuCa可能都必须处理更改和修订。应该注意的是,这样的修改可能会导致项目的变更,有时甚至会导致项目的终止。

业务案例分析

在大多数情况下,BuCa可以分为四个基本元素。可下载的模板包含4个附加部分。根据项目的不同,您可以添加或删除部分。本文讨论了基本的四个要素。

首先,有业务案例的战略背景。在所有情况下,都必须提出令人信服的论据,表明变革是必要的。然后进行经济分析,以确定投资回报。这是通过金融帮助工具来完成的。接下来的部分包含关于项目定义本身的信息,最后是项目组织的元素。

不同的管理人员都参与到业务用例的工作中。管理方法包括分配不同的角色、治理结构等。

围绕业务案例进行决策

随着更准确的估计和信息源的出现,业务用例在所谓的决策关口被评估和修改。

一个被批准的商业案例清楚地展示了董事会的决策如何影响投资回报,以及如何实现最高回报。

通过合并这些方法,业务用例简单地变成了推荐选项的概述,并提供了支持决策的证据和依据。

当成功地接收到业务用例的表示时,这将导致项目、组合或计划的正式启动。发起人拥有业务用例和项目。

如何编写业务案例

在每个好的商业案例中,必须讨论以下组成部分:

基准

说明项目的背景、缘起及目前的状况。业务用例将被赋予一个项目名称。

上下文

公司的目标和商业机会被概述,因此预期的结果变得清晰。

利润的建议

除了利润计算,将利润计划和广泛的成本和效益分析结合起来,并阐明可能的(财务)风险也很重要。

交付

除了利润之外,还确定了可能的收益以及项目的内部和外部影响。

工作负载

必须对资源的部署和工作人员的安排作出估计。

注意事项

在尽可能早的阶段起草商业案例是很重要的。最初,这并不一定是一个详细的文档。然而,提前做一些考虑是明智的。

节约成本还是创造利润?

重点放在哪里?是为了创造利润还是为了紧缩措施?如果是关于紧缩措施,通常很难事先做出估计。在利润目标的情况下,活动与增加营业额有关。

行动上的还是战略上的?

提前知道业务用例是否将被集成为业务战略的重要部分,或者这是否将更多地集中于部门,以及这是否将由一个团队完成,这是很重要的。

质量还是数量?

业务案例是关于营业额(数量)的增加,还是更着眼于更好的工作流程和整个组织(质量)的(内部)附加值?

精益业务案例

一个常见的错误是将业务案例视为确保未来结果的预言。商业案例应该被视为一种理论和战略假设,由通过研究获得的证据支持。

为了确保这一点,重要的是案例保持重点,有用和实际。下面是一些按照精益原则编写业务用例的技巧。

保持案例的战略性

确保在业务用例中包含尽可能多的战略元素。分析当前市场和行业因素,并据此调整项目策略。

区分事实和假设

识别风险假设并对其进行排序。然后确定这些假设的优先级,并评估与部署这些假设相关的风险。

只有当一个特定实验的结果一次又一次地相同时,事实才是事实。当环境因素发生变化时,一些事实也可能不再正确。记住这一点。

检查和修改

通过一系列迭代运行项目。产品和业务模型随着通往客户的路径的缩小而发展。如果在几个月的时间里没有任何变化,这可能是团队对市场和行业因素不够关注的一个参考点。从小事开始,随着项目的进展增加深度。

如何编写业务案例?

在大多数组织中,财务经理都参与起草和撰写财务报告商业计划.一般来说,有三个步骤可以采取。按照下面列出的分步计划,开始在您的工作环境中使用业务用例。

第一步:确定原因

为什么商业计划草拟吗?需要改进的是什么?通过执行SWOT分析优势和劣势分析也就是对公司业务的了解优势和劣势可以获得以及外部的威胁和挑战。

步骤2:进行成本效益分析

通过事先很好地理解组织的成本和收益,将会清楚地知道业务案例可能导致什么结果。

第三步:做出投资决定

了解财务状况是很重要的。对融资安排有充分的了解是很重要的。公司在财务方面的表现如何?在业务用例实现后,组织预期的回报是什么?除了利用内部领导,外部机构的专业知识也可以参与起草。

业务案例示例

下面,您将看到对业务案例的四个基本部分的简要解释。您还将发现一个实际模板形式的业务案例示例。业务用例由大约八个部分组成。根据项目及其大小,可以省略或添加部分。

1.执行概要

根据业务用例的长度和深度,明智的做法是包含项目的高级摘要。

执行摘要是业务案例的第一部分,但写在最后。

事实上,它是整个业务用例的一个非常简洁的总结,包含了关于项目细节的基本信息。掌握业务用例的人可能只阅读摘要,然后决定实际阅读报告。所以要确保你有一份高质量的文件。第一印象非常重要。

2.财务状况

商业案例的财务部分是为那些必须决定或批准预算的人准备的。财务部分,加上项目定义的前半部分,对他们来说非常重要。

在准备财务评估时,通常会就评估的内容和对财务公众的呈现方式向专业专家寻求建议。

财务评估的目的是确定项目的所有财务影响,确保项目保持可负担性,并预测现金流。投资者和其他评估人员将寻找投资回报率数据。阅读本文中的不同计算,或下载业务用例模板。

此外,还有财务部分内部的敏感性分析。该分析主要涉及围绕项目的风险,并通过分析不确定假设的影响来寻找替代方案。事实上,敏感性分析允许管理层对可能的场景进行试验。

3.项目定义

项目定义实际上是一个精简版的项目计划。它还涵盖了大部分业务案例。本节将带领读者了解项目或计划的内容和原因。第一章包括项目的背景信息,然后是目标/问题。后面的部分提供了一些重要问题的答案,例如:

  • 什么是聪明的目标这个项目?
  • 需要什么来解决已经存在的问题?
  • 这个项目或计划如何支持公司的目标?

该倡议的好处和限制也被权衡并纳入文件。
业务案例中反映的其他元素有:

  • 确定和评估替代方案
  • 覆盖面、影响和依赖性
  • 市场回顾
  • 项目初步规划
  • 风险评估
  • 项目的方法
  • 采购策略

4.项目组织

业务案例的最后一部分对于项目负责人和组织的一般管理人员来说特别有趣。它主要包括关于谁负责交付特定工作包的信息,以及项目是如何设置的。此外,本节还包括以下信息:

  • 角色及职责
  • 项目标准
  • 项目委员会
  • 决策
  • 报告

业务用例模板

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更多的信息

  1. 爱泼斯坦,M. J. &罗伊M. J.(2003)。为可持续发展提供商业案例.企业公民意识研究,2003(9),79-96。
  2. 莱瑟曼,S.,贝里克,D.,伊尔斯,D.,卢因,L. S.,大卫杜夫,F.,诺兰,T.,和比索格纳诺,M.(2003)。质量的业务案例:案例研究和分析.卫生杂志,22(2),17-30。
  3. 罗宾逊,G. &迪肯特,K.(1997)。建立一个多元化的商业案例.管理行政学院,11(3),21-31。
  4. 辛,R.(2015)。哈佛商业评论建立你的商业案例指南哈佛商业评论(Kindle)。

如何引用这篇文章:
简斯,B.(2020)。业务案例.从Toolshero检索[插入日期]://www.adhassurance.com/project-management/business-case/

发表于:10/15/2020 |最后更新:01/10/2023

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